Als er niemand is om mee te vergaderen, bestaat voor jouw probleem geen oplossing. Het is namelijk onontkoombaar dat de gezamenlijke eigenaren een vergadering beleggen om een bestuur of (externe) bestuurder te benoemen. Alleen het bestuur is namelijk bevoegd om de inschrijving bij de KvK te regelen.
Je zult dus toch moeten proberen om met de 2 andere eigenaren te vergaderen. Om te voorkomen dat ze daarvoor naar Nederland moeten komen, kunnen ze zich door een gevolmachtigde laten vertegenwoordigen in die vergadering.
Het belangrijkste agendapunt is vervolgens de benoeming van een bestuur. Gelet op de omstandigheden, in casu een VvE waarvan 2 van de 3 eigenaren in het buitenland verblijven, ben jij in feite de enige die voor een bestuursfunctie in aanmerking kan komen. Tenzij er geld is om een derde partij, bijvoorbeeld een externe professional, te benoemen. Daar ga ik in deze casus niet vanuit.
Als bestuurder kun jij vervolgens de formaliteiten met de KvK regelen, inclusief het overleggen van een kopie van je ID-bewijs. Echter, daarna doet zich meteen het volgende probleem voor. Als jouw appartement wordt verkocht, verwacht ik dat je niet langer bestuurder van de VvE wenst te zijn. Dat betekent dat er voorafgaand aan de eigendomsoverdracht weer een vergadering belegd moet worden, waarin jij wordt ontslagen als bestuurder en een nieuwe bestuurder wordt benoemd. De nieuwe bestuurder zou de toekomstige eigenaar van jouw appartement kunnen zijn. Hij is vervolgens bevoegd om zichzelf in te schrijven en jou bij de KvK uit te schrijven.
Het voorgaande is naar mijn beste weten de enig juiste gang van zaken. Wellicht kun je dit hele proces omzeilen door net te doen alsof er is vergaderd en jezelf gewoon in te schrijven als bestuurder met ingang van een recente datum. De KvK vraagt niet naar notulen van de ledenvergadering als bewijs van de benoeming tot bestuurder. Ook in dit geval denk ik dat er nog steeds een nieuwe bestuurder moet komen, die jou vervolgens uitschrijft. Zeker weten doe ik dit niet. Na de verkoop kun je proberen om jezelf uit te schrijven. Lukt dit, dan is de VvE daarna echter weer slapend en zal de nieuwe eigenaar van jouw appartement vroeg of laat tegen hetzelfde probleem aanlopen.
Los van het voorgaande roept jouw bericht ook de vraag op of jouw appartement, zelfs met een bestuurder en een formele inschrijving wel verkoopbaar is? Ik heb de indruk dat er verder ook helemaal niets is geregeld. Een VvE is niet slapend, omdat alleen de inschrijving bij de KvK niet is geregeld. Anders gezegd, met alleen een inschrijving is de VvE nog lang niet wakker. Integendeel. Wordt er een maandelijkse VvE-bijdrage geïnd, inclusief een spaardeel dat voor toekomstige groot onderhoud in een reserve wordt gestort? Niet verplicht onder de oudere modelreglementen, maar wel aan te raden is een MJOP (meerjarenonderhoudsplan) op grond waarvan dat spaardeel is bepaald. Wordt er jaarlijks een begroting en een jaarrekening opgesteld? Is er een opstalverzekering, inclusief glas voor het gehele pand afgesloten? Kortom, hoe is het beheer van de VvE in de huidige situatie precies geregeld?
